Gestion collaborative des données
 Notion
de fichiers des données
"Cont@ct center" peut gérer plusieurs
fichiers de données (*.coc).
Un fichier de données
contient toutes les données que vous voyez quand vous ouvrez le
logiciel : Les dossiers, les contacts, les messages, les modèles de
messages, les tâches, rendez-vous, etc...
Le format de stockage est "Microsoft ACCESS"'.
Un dossier est associé au
fichier de données et contient les fichiers associés aux
données :
- Pièces
jointes associées aux mails.
- Enregistrements de la
conversation et messages vocaux associés aux appels
téléphoniques.
- Images et
fichiers du porte-document associés aux contacts.
Ce dossier porte le
nom du fichier de données : <Nom_fichier_de_données>_AttachedFiles
Actions
sur un fichier de données
créer un nouveau fichier de
données :
avec le menu "Fichier" puis "Fichier
de données" puis "Créer un nouveau fichier de
données".
Choisissez alors le nom de
ce fichier de données ainsi que le répertoire ou celui-ci sera
créé. Il peut s'agir d'un dossier réseau partagé entre plusieurs
collaborateurs si vous souhaitez partager certaines de vos
données avec ces derniers tels que des messages, des contacts ou
des appels téléphoniques.
ouvrir un fichier de données
:
Sélectionnez le
menu "Fichier" puis "Fichier de données"
puis "Ouvrir un nouveau fichier de données".
Copier le fichier
de données
Sélectionnez le
menu "Fichier" puis "Fichier de données"
puis "Copier le fichier de données courant vers un répertoire". Le
fichier de données ainsi que son dossier associés seront alors
copiés vers l'emplacement de votre choix.
Partage
des fichiers de données
Plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir
simultanéement le même fichier de données.
Par ce fichier partagé, un groupe de travail
peut décider de partager leurs contacts, messages et appels
téléphoniques. Il faut rendre ce fichier partagé sur un
réseau.
Les contacts sont synchronisés entre
fichiers.
Pour les appels et les messages, l’émetteur
exportera sa sélection de données personnelles qu'il
souhaite rendre publique dans le dossier de son
choix du fichier partagé.
Plusieurs "Cont@ct
center" peuvent gérer
simultanément des fichiers de données (*.coc) sur un PC. Cela
facilitera le contrôle des opérations.
Synchroniser les contacts entre
deux fichiers de
données
Vous pouvez synchroniser les contacts d'un
dossier du fichier de données ouvert (fichier source) avec les
contacts d'un dossier d'un autre fichier de données (fichier
cible).
Dans le
fichier de données source, se placer sur un dossier de contact à
synchroniser (fichier source).
Sélectionnez le menu
"Fichier" puis "Synchroniser" puis "Synchroniser les contacts du
dossier sélectionné avec un autre fichier de
données...".
La fenêtre suivante
s'ouvre.
Sélectionnez alors le fichier de données
cible (*.coc) avec lequel vous souhaitez synchroniser les contacts
du dossier sélectionné.
Appuyer alors sur
'"Ouvrir"'. La fenêtre suivante s'ouvre alors :
Elle vous permet de sélectionner dans le
fichier cible le dossier avec lequel vous allez synchroniser les
contacts du dossier sélectionné dans le fichier
source.
Sélectionnez donc un
dossier puis validez.
La synchronisation
s'effectue alors.
La synchronisation se fait
en comparant les dates de dernière modification des contacts entre
les fichiers source et cible.
Selon cette date la fiche
du contact sera mise à jour dans le fichier source ou dans le
fichier cible.
Exporter des messages vers un
autre fichier de
données
Cette procédure vous permet
de partager des mails avec les pièces jointes avec d'autres
collaborateurs. Ceci permet d'éviter de transférer ces messages
vers leur boite de messagerie et
donc de limiter l’encombrement des messages transmis
(Forward).
Sélectionnez les messages que vous souhaitez
exporter dans le dossier de messages du fichier de données
cible.
Sélectionnez le menu "Fichier"
puis "Exporter" puis "Les éléments sélectionnés de ce dossier vers
un autre fichier de données".
La fenêtre suivante s'ouvre alors :
Sélectionnez alors le fichier de données
cible (*.coc) dans lequel vous souhaitez exporter les messages du
fichier source sélectionné.
Appuyer alors sur
'"Ouvrir"'. La fenêtre suivante s'ouvre alors :
Sélectionnez donc un
dossier puis validez.
L'export s'effectue alors.
Exporter des appels
téléphoniques vers un autre fichier de
données
La procédure est identique
à la précédente.
Vous pouvez ainsi partager des enregistrements de conversation
téléphoniques.
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