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FAQ
d›effectuer une recherche d›un contact par son nom, d›un appel téléphonique par son commentaire associé ou d›un mail par son sujet ?
Lors de l›envoi d›un mail je ne peux pas me connecter au serveur SMTP. Virus scan peu bloquer l envoi. J›ai "Outlook" ou "Outlook express" et Je n›arrive pas à voir mes E-Mails dans"Contact Center" ? Vous devez avoir comme client de messagerie "Outlook 97" ou supérieur ou "Outlook Express 4" ou supérieur. Ce logiciel doit être configuré pour être le logiciel de messagerie MAPI par défaut. Pour voir comment rendre votre client de messagerie client par défaut voir le chapitre Présentation. J›ai "Outlook 2002" ou "Outlook 2003" j›envoi un E-Mail à partir de « Contact Center ». Une boite de dialogue « Outlook » s›ouvre. Je clique sur le bouton « envoyer » et le mail ne part pas. Rappel : "Contact Center" n›envoi pas directement l›E-mail mais le stocke dans la boite d›envoi de "Outlook". Vous pouvez envoyer des fichiers à une sélection de contacts sans afficher de boite de dialogue "Outlook" représentant l›E-Mail (voir le chapitre E-Mails). Lorsque vous envoyez un E-Mail qui ne contient pas de fichiers attachés une boite de dialogue "Outlook" s›ouvre. Vous pouvez alors envoyer le mail en cliquant sur le bouton « Envoyer ». Solution : Pour pouvoir envoyer un E-Mail à partir de la boite de dialogue de "Outlook" vous devez avoir installé pour "Outlook 2002" le service pack 3 et de préférence pour "Outlook 2003" le service pack 1. Pour installer un service pack Ouvrez "Outlook" et aller dans le menu "Help->Check for updates". Si vous ne pouvez toujours pas envoyer de Mails non vous pouvez configurer "Contact Center" pour afficher une boite de dialogue permettant de spécifier uniquement le sujet et le texte du mails sans ouvrir la boite de dialogue de "Outlook" (voir le chapitre E-Mails). Autre : Dans Outlook vous devez allez dans "Option->Sécurité" et décocher l›option “ M›avertir lorsque d›autres applications essaient d›envoyer des messages électroniques à ma place ” afin que "Contact Center" puisse correctement renvoyer vos appels téléphoniques automatiquement.
J ai « Outlook 97 » ou supérieur et au démarrage je dois choisir un profile ? "Contact Center" crée par défaut un profile "Contact Center" dédié à l›export des E-Mails de « Outlook Express ». Choisissez le profile « Outlook » pour voir les E-Mails stockés dans « Outlook ». Je ne peux pas voir tous mes mails dans le visualisateur de mails Dans Outlook express, vous ne visualisez que les E-Mails présents dans le dossier “ boite de réception ”. Outlook permet quand a lui de visualiser également les E-Mails de tous les dossiers ainsi que les mails envoyés. Vous pouvez utilisez “ Outlook exporté ” et les profiles pour voir tous vos E-Mails de Outlook express. Vous verrez aussi les mais envoyés, et le chargement de ces mais sera beaucoup plus rapide. Voir le chapitre Préférence. J›ai Outlook 97 ou supérieur et certains E-Mails sont vus en double. "Contact Center" permet de visualiser tous les E-Mails de tous les répertoires de "Outlook.". Dans "Outlook" si un E-Mails est non lu il peu être présent à la fois dans la boite de réception et dans un dossier spécialisé pour les mails non lus. .Il sera donc vu deux fois dans "Contact Center". Les E-Mails que j ai envoyé sont vu comme recus. Vous devez spécifiez l›adresse E-Mail associée à votre compte Outlook dans les options.ou au Démarrage. Quand je sélectionne un contact particulier et que je visualise ses E-Mails, je vois les E-Mails qu›il m›a envoyé mais aussi ceux que d›autres personnes m›ont envoyées. Vous visualisez dans ce cas les E-Mails que d›autre personnes vous ont envoyés et dont ce contact particulier était en copie. Pour ne voir que les E-Mails provenant de ce contact ainsi que ceux que vous lui avez envoyé, vous devez le définir dans la page de configuration des E-Mails Lorsque j›effectue un export des E-Mails de Outlook Express et que j ouvre ensuite le profil ContactCenter mes E-Mails sont dupliqués. Avant l›export vous pouvez détruire les E-mails stockés dans le profil “ContactCenter“ vers lequel seront exportés les E-Mails de “Outlook Express“. Voir le chapitre Préférence. Comment exporter ses E-Mails d un ordinateur source à un ordinateur destination ? Si “Outlook 97“ ou supérieur est installé sur l›ordinateur source copiez le fichier “pst“ où sont stockés les E-Mails. L›endroit où est stocké ce fichier est spécifié dans les options d›“Outlook“: (“Tools->Options->Mails Setup->Data Files.. “.pour “Outlook 2003“.) Copiez ce fichier sur l›ordinateur destination (où est installé “ContactCenter“). Créez alors un nouveau profil à partir de ce fichier puis ouvrez ce profil (Voir le chapitre Mails). ). Si “Outlook Express“ ou supérieur est installé sur l›ordinateur source “ContactCenter“ peut être installé aussi sur l›ordinateur source. Exportez à partir d› “Outlook express“ tous les E-Mails vers un profil particulier (ce profil vide peu être créé par “ContactCenter“). Copiez le fichier “pst“ où sont stockés les E-Mails contenus dans ce profil. L›endroit où est stocké ce fichier est spécifié dans “ContactCenter“. Copiez alors ce fichier sur l›ordinateur destination (où est aussi installé “ContactCenter“). Créez alors un nouveau profil à partir de ce fichier puis ouvrez ce profil (Voir le chapitre Mails.) Comment envoyer rapidement des fichiers attachés à plusieurs personnes Voir le chapitre Fenêtre principal partie “ Envoyer dans mails à un contact par glisser -déposer ” Comment doit être configuré ma ligne téléphonique ? Vous devez être abonné au service “ reconnaissance de l›appelant ” auprès de votre fournisseur téléphonique afin de bénéficier des fonctions liées à la reconnaissance de l›appelant. Sinon "Contact Center" ne pourra pas retrouver la fiche de la personne qui vous appelle. Quel doit être mon modem ? Le modem doit également posséder la fonction “reconnaissance de l›appelant (caller ID) “ pour reconnaître l›appelant et “voice“ pour pouvoir diffuser des messages vocaux et enregistrer la conversation. Les modems suivants ont été testés avec succès : Windows 98, 2000 et Millénium:
Windows XP:
Si d›autres modems fonctionnent également, merci de remonter l›information à: postmaster@hogunsoft.com Comment doit être configuré mon microphone ? Les messages sonores diffusés par le modem vers un appelant ont parfois un volume assez réduit. Lors de l›enregistrement d›un message vocal destiné au répondeur, il est parfois utile d›activer dans les contrôles du volume de Windows l›option “MIC boost ” et de mettre le volume du microphone au maximum. Dois-je être connecté à Internet pour que mes appels téléphoniques soient renvoyés vers mon adresse E-Mail? Si vous avez l›ADSL vous pouvez être connecté à Internet et recevoir des appels téléphoniques en même temps. Vous pouvez ainsi connecter votre ancien modem et votre modem ADSL en parallèle. L›ancien modem pourra être dédié à la fonction répondeur téléphonique. Si vous n›avez pas l›ADSL vous pouvez configurer Windows de manière à se connecter automatiquement lorsque de nouveaux messages E-Mails sont à envoyer. Pour ce faire, vous pouvez aller dans "Panneau de configuration->Options Internet->Connexio"n puis cocher la case “ toujours établir la connexion par défaut ” (vous devez avoir au moins une connexion de configurée..).
Dans Outlook, vous pouvez aller dans “ Option ->Connexion ” et cocher la case “ Raccrocher après l›envoi et la réception ”.
Ainsi quand vous aurez de nouveaux messages, une connexion Internet sera établie, les messages seront envoyés, puis la connexion sera fermée. Je n›arrive pas à émettre un appel Vous ne devez pas avoir d›autres logiciels téléphoniques lancés en même temps que "Contact Center". En effet la reconnaissance de l›appelant est exclusive. Le modem doit être de type "voice" et "caller id". Pour vérifier que le modem peu être utilisé par "Contact Center" aller dans le menu “ Préférence –Option ” et cliquer sur l›onglet “ Téléphonie ”. Voir le chapitre Préférence - choix du modem. Comment ne voir que les mails/appels téléphoniques relatif à un contact Ceci est expliqué dans la page d›aide de la Fenêtre principal. Est il possible d›effectuer une recherche d›un contact par son nom, d›un appel téléphonique par son commentaire associé ou d›un mail par son sujet ? Oui. Voir le chapitre Fenêtre principal partie “ Interface Homme Machine” Quelles options sont offertes si un appel entrant est détecté? Vous pouvez prendre l›appel puis enregistrer la conversation ou enclencher le répondeur. Voir chapitre Préférence. Comment exporter ses contacts d un ordinateur source à un ordinateur destination ? Les contacts les appels téléphoniques et l›arborescence sont stockées dans le ficher “<INSTALL PATH>\bdContact3.mdb “ qui est un fichier ACCESS. Les fichiers attachés aux contacts, les fichiers sonores associés aux appels et les mails ne sont pas stockés dans cette base. Pour exporter des contacts d›un ordinateur à un autre en copiant aussi les fichiers attachés :
Ceci est expliqué dans la Fenêtre principal. Le message sonore téléphonique n›est pas assez fort Vous pouvez augmenter le volume du fichier sonore qui sera joué par le répondeur téléphonique. Ceci est expliqué dans la page Préférence. Attention à sauvegarder ce fichier car la qualité sonore peu être dégradée. Sinon vous pouvez aussi augmenter le volume lors de l›enregistrement du fichier. Il faut aller dans “démarrer->programmes-> accessoires->divertissement->contrôle du volume ”. Vous obtenez alors la fenêtre suivante :
puis vous allez dans “option” puis “propriété” et vous sélectionnez “enregistrement” Vous obtenez alors la fenêtre suivante
Vous pouvez à ce niveau régler le volume du microphone puis vous cliquez sur “ avancé ” et cocher la case “mic boost”
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J›ai "Outlook" ou "Outlook express" et Je n›arrive pas à voir
mes E-Mails dans"Contact Center" ?
