LES EMAILS SONT VITAUX ET CONSTITUENT LA VALEUR ET LA MÉMOIRE DE VOTRE ENTREPRISE TRAITEZ CORRECTEMENT LE FLUX D'EMAILS ENTRANTS. NE PERDEZ PLUS UN SEUL MESSAGE ET NE LAISSEZ PLUS VOS CLIENTS SANS RÉPONSE.
- Solution hébergée
- Support et service
“Traiter 300 e-mails par jour et par conseiller, impossible ? ”
“Mon commercial vient de nous quitter et avec lui, toute la mémoire client de l’entreprise. ”
“Je ne sais pas où sont les e-mails dans mon entreprise. Nous n’avons plus de dossier client. ”
“Nous ne respectons pas les obligations légales de conserver les e-mails. ”
“Impossible de répondre à tous les e-mails. La qualité de mon service client se dégrade.”
LA SOLUTION HOGUNSOFT UN CONCEPT INNOVANT DE GESTION DES MAILS ENTRANTS. UNE SOLUTION DE MESSAGERIE COLLABORATIVE FACILE A UTILISER
Vous ne perdez plus un seul email grâce à notre technologie de stockage centralisé, sécurisé et dédié à des gros volumes de données.
Vos courriers sont automatiquement classés par contact. Vous retrouvez tous les échanges sur un dossier client en un seul clic quel que soit le collaborateur à l'origine de la communication.
Notre plateforme collaborative facilite le travail en équipe. Tous les utilisateurs accèdent aux emails reçus ou envoyés sans avoir à solliciter un transfert à ses collègues.
Vous répondez enfin dans des délais maîtrisés à l’ensemble des demandes. Vous ne manquez plus la moindre requête provenant de vos clients ou prospects. Notre solution collaborative permet de travailler en équipe.
Chaque email est associé à un traitement particulier avec supervision de l’état d’avancement. Vous communiquez ensuite en utilisant des modèles-types de réponses personnalisables selon vos besoins. Vos processus métier sont respectés et automatisés.
UNE ARCHITECTURE INNOVANTE TOUS LES MESSAGES SONT CENTRALISÉS DANS UNE BASE DE DONNÉES UNIQUE
Evitez la multiplicité des lieux de stockage, les limitations de tailles de fichiers PST Microsoft Outlook.
Retrouver et sauvegardez toutes les données de votre entreprise dans un endroit sécurisé.
Les modules complémentaires :
Editeur de filtres multicritères
Les fonctionnalités Les possibilités offertes par la plateforme sont nombreuses et se sont étoffées avec toutes notre expérience acquise au fil des années.
EMAILS COLLABORATIFS
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Le gestionnaire de comptes de messagerie est collaboratif.
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Même si un collaborateur est absent, un autre utilisateur pourra traiter les messages reçus dans la boite de réception.
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Multi-comptes : Vous ne laissez plus vos prospects ou clients sans réponse.
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Vous bénéficiez d’une vision globale sur l’ensemble des emails reçus ou envoyés par vos collaborateurs. Ne vous connectez plus sur le compte de messagerie de chaque utilisateur pour savoir ce qui a été écrit à vos clients.
MODÈLES DE RÉPONSES
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Créez des modèles d'emails qui seront stockés dans une bibliothèque accessible par vos collaborateurs.
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Lorsque ceux-ci doivent répondre à un email ils gagnent ainsi un temps précieux en sélectionnant un message ou une réponse déjà correctement rédigée.
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Une réponse type peut être proposée également selon la catégorie du message.
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Les fautes d'orthographes ou les mauvaises tournures de phrases sont ainsi évitées. Vous améliorez grandement la qualité des communications auprès de vos contacts.
TRAITEMENT ET WORKFLOW
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Vous pouvez simplement configurer une case à cocher "A traité/Traité".
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Vous pouvez aussi définir des statuts d'avancements (En cours, Réponse par téléphone…) combinés avec un workflow en relation avec les profils utilisateurs.
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Le meilleur outil collaboratif automatisé dédié aux emails pour gérer vos groupes de travail.
PIÈCES JOINTES GED
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Les performances sont au coeur de nos préoccupations. Ainsi les pièces jointes sont stockées séparément dans un système de fichiers, un serveur FTP ou un drive (OneDrive, Google Drive...).
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Vous alimenter la GED (gestion électronique de documents) directement à partir du flux d’emails entrants (Factures, devis signés, etc...).
CRÉATION BASE DE DONNÉES
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Enrichissez directement les contacts de votre base CRM mises à jour à partir de votre messagerie. Soyez certain qu'il ne manque aucun prospects ou clients dans votre base de données.
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Notre plateforme de travail collaborative vous permet en effet de retrouver tous les messages dont l'adresse email de l'émetteur n'est associée à aucun contact ou société. Vous créez ensuite automatiquement une fiche associée.
HISTORISATION PAR CONTACT
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Vous retrouvez automatiquement dans l'historique d'un contact, une société ou un projet de votre CRM tous les emails envoyés ou reçus à ce dernier.
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Gagnez du temps en supprimant la tâche fastidieuse et chronophage de classement des messages dans des sous-dossiers. La gestion de projet est aussi grandement facilitée.
TEMPS DE RÉPONSE
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Définissez les horaires d'ouvertures de votre centre de relation client. Visualisez les temps de réponses ou délais de traitement de chaque message ou le temps de réponse moyen (par utilisateur, catégorie, etc..) en fonction de ces horaires.
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Vous pouvez mettre ainsi en place des procédures qualités et vous engagez à répondre dans un délai précis à vos interlocuteurs.