Importer des contacts ou des entités

L'outil vous permet d'importer vos contacts ou entités (sociétés) à partir d'un fichier texte, une fichier de type Excel ou Access vers la base de données HOGUNSOFT CONTACT CENTER.

Un import de contacts ne peut être effectué que dans un dossier de contact . Avant de commencer l'opération d'import vous devez donc sélectionner un dossier de contacts dans la vue arborescente.

De la même manière un import d'entités ne peut se faire que dans un dossier d'entité .

Lancer l'import

Pour commencer l'import utilisez le menu "Fichier"->"Importer"->"Importer des contacts" ou "Importer des entités"

Vous pouvez également utiliser le menu accessible à partir de la barre d'outil : 

La fenêtre suivante s'ouvre alors. Il est conseillé d'importer des contacts à partir d'un fichier Microsoft Excel ou Access, en effet si les données à importer contiennent des champs de type Oui/Non, numérique ou Date/Heure, le format de ces données sera conservé. A contrario, dans un fichier texte les données sont obligatoirement au format texte et il peut y avoir des pertes d'information durant la phase d'import.

Options d'import

Vous pouvez ensuite préciser les options de l'import. Lors d'un premier import, vous ne devez pas cocher l'option "Fusionner les fiches..".

Fusionner les fiches est utile dans le cas de figure ou vous avez préalablement importé un fichier et que ce fichier a été mis à jour à l'exterieur de l'application HOGUNSOFT CONTACT CENTER. Vous avez alors la possibilité d'importer uniquement les mis à jour sans créer des nouveaux contacts/entités.

Si vous décider de fusionner les fiches :

Import de contacts : Lors de l'import d'un contact, un contact similaire est recherché dans la base de données. La recherche de ce contact similaire est effectuée à partir de son identifiant externe. Si le contact similaire n'est pas trouvé en base à partir de son identifiant externe, la recherche est à nouveau effectuée sur le nom et prénom. Si le contact similaire n'est toujours pas trouvé, la recherche portera sur l'e-mail.

Si ce contact similaire est trouvé, alors il sera mis à jour à partir des données provenant du fichier d'import.  Dans le cas de figure ou une donnée est renseigné à la fois dans le fichier importé et dans la base de données, par exemple le numéro de téléphone mobile- il y a un conflit : Quel est le bon numéro de téléphone?

Pour régler ce conflit vous avez le choix entre écraser les données présentes dans la base (Option "Priorité aux données provenant du fichier importé") ou alors conserver les données initialement présente dans la base de données et donc ne pas prendre en compte la données provenant du fichier d'import (Option "Priorité aux données déjà existantes dans la base").

Si aucun contact ne correspond dans la base de donnée, le contact sera importé puis créé.

Import d'entités: Lors de l'import d'une entité, une entité similaire est recherché dans la base de données. La recherche de cette entité similaire est effectuée à partir de son identifiant externe. Si l'entité similaire n'est pas trouvée en base, la recherche porte alors sur le SIRET. Si l'entité similaire n'est toujours pas trouvé, la recherche portera sur le nom ou raison sociale.

Sélection des données à importer

Vous sélectionner alors le fichier à importer :

Vous choisissez enfin la feuille Microsoft Excel qui sera importée.

La boite de dialogue suivante s'ouvre alors :

La liste proposée présente dans la colonne "Nom du champ dans le fichier importé" l'ensemble des colonnes découvertes automatiquement dans le fichier Excel ou dans le fichier texte que vous souhaitez importer.

Pour un fichier Excel il s'agit des libellés de la premiere ligne.

Dans le cas d'un fichier Excel la colonne "Type" propose le type du champ  de chaque colonne découverte : Texte, Numérique, Date...Dans le cas d'un fichier texte ce type sera toujours Texte.

Avant de réaliser l'import, vous devez préciser quelle sont les colonnes que vous souhaitez importer. Pour cela vous pouvez cocher la case située dans la colonne "Nom du champ dans le fichier importé" pour chaque champ qui vous voulez récupérer.

Vous devez ensuite préciser pour chaque colonne à importer quel sera le champ correspondant dans la base de données. Un clic sur la colonne "Champ correspondant dans Contact Center" ouvre une liste défilante proposant l'ensemble des champs disponibles pour les contacts ou pour les entités.

Vous retrouvez également l'ensemble des champs standards ainsi que l'ensemble des champs personnalisés que vous avez créés. les champs personnalisés apparaissent avec une icône précisant leur type (texte, numérique...).

Les champs suivant sont particuliers pour les entités :

Les champs suivant sont particuliers pour les contacts :

Si vous avez coché un champ a importer et que vous n'avez pas sélectionné de champ correspondant dans la base de données, il vous sera proposer de créer automatiquement un champ personnalisé dont le type sera celui découvert dans le fichier à importer.

Phase d'import

Une fois cet écran correctement configuré vous pour appuyer sur le bouton "Suivant" pour réaliser 'import.

Dans un premier temps le fichier à importer est lu de manière a extraites les données utiles et ne pas prendre les lignes vides :

Puis les données sont réellement importées :

Vus retrouvez alors les données importées visibles à l'écran.

Dans le cas de données importées avec fusion, certains contacts/entités peuvent avoir été modifiés(ées) et ne pas se trouver dans le dossier d'import.