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Aide en ligne HOGUNSOFT |
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Premiers pas avec HOGUNSOFT CONTACT CENTER HOGUNSOFT CONTACT CENTER est une solution très riche et propose de manière condensée et simple d'accès la plupart des fonctionnalités présentes dans de nombreux applicatifs : Client de messagerie, soft phone, gestion des demandes et réclamations, calendriers, temps passé, factures ert devis... En outre l'outil est parfaitement configurable et s'adapte à votre métier : Editeur de formulaires, champs personnalisés... Nous vous proposons ici les premières opérations à réaliser pour commencer à utiliser l'outil de manière efficace :
Une fois ces opérations réalisées, vous pourrez commencer à utiliser l'application de manière opérationnelle.
Importer ses contacts est une des premières chose que vous pouvez réaliser. Pour faire cela cliquez ici. Synchroniser ses contact avec Microsoft Outlook Synchroniser ses contacts avec Microsoft Outlook vous permet de retrouver dans un dossier de votre choix vos contacts présents dans Outlook. La synchronisation se fait dans les deux sens. La synchronisation porte sur les champs suivants :
Vous devez d'abord sélectionner un dossier de contacts dans lequel sera effectuée la synchronisation.
Ensuite activez le menu de la barre d'outils "Importer" puis "Synchroniser le dossier de contacts avec Microsoft Outlook".
Une fois la synchronisation effectuée vous retrouvez les contacts présents dans le dossier de synchronisation. Un rapport précise les éléments qui ont été synchronisés :
Si vous synchronisez à nouveau ce dossier les modification apportées aux contacts sont synchronisés dans les deux sens.
Vous avez la possibilité d'importer vos comptes de messageries si vous avez déjà configuré ceux-ci dans Microsoft Outlook. Pour ce faire veuillez sélectionner le menu "Fichier"->"Importer des comptes de messagerie"->A partir de Outlook 2003 ou supérieur".
Créer un nouveau compte de messagerie Vous pouvez lancer l'assistant de création d'un nouveau compte de messagerie via le menu suivant : "Fichier" -> "Créer un nouveau compte de messagerie".
Vous allez alors être guidé pour configurer votre compte de messagerie. Pour obtenir des informations sur les paramètres de configuration de ce compte de messagerie, vous pour demander à votre fournisseur les paramètres POP3/IMPA/SMP associés.
Récupérer ses e-mails Une fois les comptes de messagerie importés, vous retrouvez ceux-ci dans le volet de navigation Messagerie.
Vous pouvez alors récupérer vos messages en effectuant un clic droit sur le compte puis sélectionner le menu "Récupérer les messages...". Pour modifier les paramètres d'un compte de messagerie vous pouvez accéder au panneau de configuration des comptes : Menu "Préférences" -> "Options E-mails".
SIP est un protocole de téléphonie sur Internet ( Voix sur IP ). Un compte SIP est une sorte de « clé » qui vous est fourni par votre fournisseur internet ou par un fournisseur spécialisé dans la voix sur IP. Aujourd'hui SIP est devenu un standard de la téléphonie sur IP. Vous pouvez vous procurez les paramètres de votre compte SIP auprès de votre FAI. HOGUNSOFT vous propose également des comptes SIP dédiés à la télé prospection avec un forfait illimité en termes de nombres d'appels passés. Les avantages de la téléphonie sur IP sont :
Vous allez pouvoir téléphoner avec l'application en utilisant la voix sur IP. Pour commencer vous devez configurer votre compte de téléphonie SIP. Sélectionner le menu "Téléphonie"->"Comptes téléphoniques"->"Créer un nouveau compte téléphonique".
L'assistant va alors vous aider à configurer votre compte SIP :
Une fois le compte SIP correctement configuré vous pouvez vous connecter à ce dernier via le menu "Téléphonie"->"Se connecter au serveur SIP"->"Nom du serveur SIP". Il est possible de créer autant de comptes SIP que vous le souhaitez, aussi le dernier sous-menu présente l'ensemble des comptes SIP que vous avez créés précédemment et auquel vous avez accès.
Si la connexion au compte SIP réussi, une icône verte le précise en bas de la fenêtre principale :
Vous pouvez alors commencer à passer et recevoir des appels téléphoniques. Cliquez ici.
Synchroniser son calendrier avec Microsoft Outlook vous permet de retrouver dans votre calendrier HOGUNSOFT les évènements présents dans votre calendrier Microsoft Outlook. La synchronisation se fait dans les deux sens. La synchronisation porte sur les champs suivants :
Pour pouvoir effectuer cette synchronisation vous devez dans un premier temps spécifier que Microsoft Outlook est utilisé. Menu "Outil" -> "Options e-mails"-> onglet "Synchronisation Outlook". Sélectionner "J''utilise Outlook 97 ou supérieur" puis redémarrer l'application.
Sélectionner ensuite le volet de navigation "Calendrier" et sélectionner dans l'arborescence "Mon calendrier". Vous visualisez alors votre calendrier HOGUNSOFT. Pour commencer une opération de synchronisation, vous pouvez appuyer sur le bouton "Synchro" de la barre d'outils.
Un message peut apparaitre :
Il s'agit d'une sécurité qui permet de spécifier qu'un utilisateur HOGUNSOFT ne peut synchroniser son calendrier qu'avec un utilisateur Outlook spécifique afin de ne pas mélanger les données entre plusieurs calendriers. Dans le cas présent, le message précise que l'utilisateur "contact hogunsoft" trouvé dans Microsoft Outlook n'a pas été configuré dans HOGUNSOFT Contact Center. Pour configurer correctement ce paramètre de la synchronisation, ouvrez la fenêtre de gestion des utilisateurs : Menu "Outils"->"Administration" -> "Utilisateurs" puis sélectionnez l'utilisateur vous correspondant. Renseignez alors correctement la propriété "Utilisateur Outlook". Appuyez ensuite sur le bouton "Valider".
Des évènements sont présents dans votre calendrier Microsoft Outlook :
Lancer à nouveau la synchronisation. Un rapport s'affiche précisant les évènements qui ont été synchronisés :
Vous retrouvez ensuite dans votre calendrier HOGUNSOFT les évènements provenant de Microsoft Outlook :
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