Messagerie

Vous retoruvez ici l'ensemble des messages gérés par l'application ; E-mails, messages provenant de Microsoft Outlook, messages internes.

La messagerie HOGUNSOFT présente les avantages suivants :

• Stockage du contenu des message dans une base de données ce qui permet de sauvegarder un nombre très importants de messages.
• Possibilité de lier très facilement les e-mails avec des contacts, des entités, des tâches, des notes, des tickets...
• Boite de messagerie collaboratives gérée de manière collective.
• Gestion automatisée des pièces jointes.
• Filtrage automatique des e-mails par contact et entités.

Concernant les e-mails, vous pouvez configurer vos comptes de messageries via le menu "Préférences"-> "Options E-mails"

Zone

 Barre d'outils

	Ouvre la fenêtre d'édition d'un nouvel message. Il est possible de sélectionner le compte utilisé pour envoyer l'e-mail à partir du menu associé au bouton. Les comptes proposés sont les comptes associés à l'utilisateur connecté ainsi que les comptes publics (comptes qui ne sont associés à aucun utilisateur). L'intérêt de sélectionner un compte à ce niveau est de pouvoir associer directement la signature associée dans la fenêtre d'édition de l'e-mail. Une case à cocher dans le menu précise le compte qui sera utilisé par défaut si vous ne passez pas par le menu de choix. Ce compte de messagerie par défaut est le dernier utilisé pour envoyer un e-mail.
	Permet de répondre à l'e-mail sélectionné dans la zone . Il est possible de spécifier si l'on veut intégrer le contenu du message original dans l'e-mail de réponse. Il est également possible de répondre uniquement à l'émetteur du message d'origine ou alors à l'ensemble des destinataires du message original. Dans l'hypothèse ou plusieurs comptes de messageries sont accessibles à l'utilisateur connecté, une boîte de dialogue permet de sélectionner le compte à utiliser. Les comptes qui sont associés à un utilisateur apparaissent avec une icône en forme de cadenas (comptes privés). Le compte de messagerie dont provient le message initial sera sélectionné par défaut. Dans le cas d'une réponse à un e-mail associé à un compte privé et que ce compte est associé à l'utilisateur connecté, cette boite de dialogue n'est pas proposée et le compte sélectionné pour envoyer l'e-mail sera ce compte privé. Si une tâche/action est associée à l'e-mail auquel vous répondez, il est proposé d'associer cette tâche/action à l'e-mail qui sera envoyé.
	Permet de transférer l'e-mail sélectionné dans la zone . Il est également possible de choisir le compte de messagerie qui sera utilisé pour le transfert.
	Supprime l'ensemble des e-mails sélectionnés. Si les e-mails sont dans un dossier (hors corbeille), ceux-ci ne sont pas supprimés définitivement mais placés dans la corbeille. Le cas échéant (e-mails déjà dans la corbeille) les e-mails seront supprimés définitivement de la base de données.  Si vous souhaitez supprimer également les e-mails sur le serveur POP3/SMTP. Vous pouvez une fois les e-mails placés dans la corbeille effectuer un clic droit sur celle-ci dans la zone et sélectionner le menu "Supprimer les e-mails présents sur le serveur puis supprimer ceux-ci de la corbeille". Dans ce cas il est possible que des e-mails restent dans la la corbeille car ceux-ci ne sont pas sur le serveur POP3/IMAP. Vous pouvez alors les supprimer de manière classique. Il est aussi possible de préciser pour un compte particulier que les messages seront supprimés automatiquement du serveur après un certain nombre de jours de présence. Pour cela vous devez configurer ce nombre de jours dans les options avancées du compte concerné : Lorsque vous récupérez les messages à partir de ce compte, les messages dont la durée de présence est dépassée seront alors définitivement supprimés du serveur.
	Permet d'imprimer le message sélectionné.
	Permet de placer l'e-mail sélectionné dans le dossier "Indésirable".
	Lorsque vous êtes dans un dossier "Microsoft Outlook" vous visualisez les e-mails présents dans Outlook mais il ne s'agit que d'une vue. Ce bouton permet d'importer de manière effective le(s) message(s) présents dans Outlook vers la base de données. Vous avez alors le choix du dossier dans lequel seront placés les e-mails.
	Permet pour un compte de messagerie :  - d'envoyer via SMTP l'ensemble des e-mails présents dans la boite d'envoi.  - de récupérer à partir du serveur POP3/IMAP les nouveaux e-mails.
	Associe un ticket à l'e-mail sélectionné. Associer un ticket à un e-mail est utile dans le cadre du support technique ou pour gérer les demandes commerciales : Vous retrouvez dans le ticket l'e-mail d'origine. Vous avez le choix entre créer un nouveau ticket ou alors associer un ticket existant dont vous connaissez le numéro.  Lors de la création d'un ticket d'incident, l'émetteur de l'e-mail sélectionné sera automatiquement associé au ticket en tant que demandeur. Toutefois cela nécessite que l'émetteur de cet e-mail soit dans le carnet d'adresse - un contact du carnet d'adresses doit avoir une adresse e-mail identique à celle de l'émetteur de l'e-mail.  Si aucun contact du carnet d'adresse ne correspond, il sera demandé de sélectionner un contact afin de l'associer au nouveau ticket. Vous devez ensuite chosir le dossier dans lequel sera placé le ticket. Vous ne pouvez associer qu'un seul ticket à un e-mail. Une fois le ticket associé à l'e-mail, ce dernier apparait dans l'entête de l'e-mail. Si vous voulez associé l'e-mail à un ticket existant, pour faciliter la recherche, il est demandé de préciser les critères pour effectuer la recherche en base des tickets existants : Vous pouvez decider de rechercher parmis les tickets ouverts, parmi les tickets associés à l'émetteur de l'e-mail ou parmi les tickets associés à(aux) entité(s) attachée(s) à l'e-mail. Vous sélectionnez alors le ticket existant qui sera associé à l'e-mail.
	Permet d'associer une tâche action à un e-mail. Si vous créez un nouvelle tâche/action ou associez l'e-mail à une tâche/action existante, il vous sera demandé de sélectionner la catégorie de la tâche/action. Dans le cas d'une création, le formulaire qui s'ouvre sera le formulaire associé à la catégorie choisie. Si l'émetteur de l'e-mail est présent dans le carnet d'adresse, celui-ci sera associé à la tâche/action. Dans le cas d'une association de l'e-mail à une tâche/action existante, il est proposé de sélectionner la tâche/action parmi toutes les tâches/actions dont la réalisation est différente de "Terminée" et dont la catégorie est celle sélectionnée préalablement. Dans tous les cas l'e-mail sera automatiquement rattaché à l'historique de la tâche/action. Il est possible d'attacher autant de tâches/actions à un e-mail que vous le souhaitez. Chaque tâche/action associée apparait dans l'entête de l'e-mail.
	Ce bouton ouvre la vue forum associée à l'e-mail sélectionné. Cette vue forum correspond permet de retrouver classés de manières hiérarchique l'ensemble des e-mails liés au message d'origine. Les messages liés sont les réponses et les accusés de réceptions. En cliquant sur un élément dans l'arborescence vous visualisez l'e-mail dans la partie droite. Les e-mails affichés dans la vue forum proviennent de l'ensemble des comptes de messageries ce qui permet d'obtenir une vision exhaustive des conversations associées à un message.

Zone

 Barre de recherche 

 La barre de recherche rapide vous permet d'effectuer des recherches de messages dans la base de données.

	Sélectionnez ensuite le(s) champ(s) à partir desquels vous souhaitez effectuer la recherche d'e-mails.  Les choix suivants sont particuliers :
	Sujet+expéditeur	Sujet+expéditeur+ Destinataire	Fichier attaché	N'est pas dans le carnet d'adresses	Catégories de messages
	Recherche des messages à partir du sujet, du nom ou de l'adresse e-mail de l'expéditeur.	Recherche des messages à partir du sujet, du nom, de l'adresse e-mail de l'expéditeur mais aussi du nom ou de l'adresse e-mail des destinataires des e-mails. Cette recherche est plus longue que la précédente.	Recherche à partir du nom des pièces jointe. Pour trouver tous les messages contenant des fichiers pdf pour pouvez saisir ".pdf"	Recherche tous les messages provenant d'expéditeurs qui ne sont pas dans le carnet d'adresse. Cette fonction est utile pour vous assurer que votre carnet d'adresse est exhaustif et bien renseigné. Vous pouvez, une fois la recherche effectuée, ajouter pour chaque message l'émetteur dans la base de données.	Recherche à partir de la catégorie de l'email. Les catégories de mails entrants et sortants sont représentées. Chaque nom de catégorie est précédé du nom de sa famille. Dès que cette option est sélectionnée la recherche est lancée.

Saisissez ensuite votre recherche la dans la zone "Rechercher dans la base". La recherche est lancée automatiquement au bout de deux secondes après la dernière saisie.

Les résultats correspondent au critère "dont le texte contient" et non pas "dont le texte commence par".

Les recherches sont relatives au dossier sélectionné. Cela signifie que si un dossier est sélectionné, les messages trouvés appartiendront à ce dossier et ses sous-dossiers. Le résultat de la recherche correspond à la fois aux e-mails reçus ou envoyés.

 Options d'affichage 

	En cochant cette case la colonne "Tâche/Actions/Evènements" de la zone  se voit agrémentée d'une icône dès lors qu'une tâche/action ou un évènement est associé à l'e-mail. Cette option ralentit le chargement d'une liste de messages.
	En cochant cette case la colonne "Entité" de la zone se voit agrémentée du nom de l'entité dès lors que l'émetteur de l'email est associé à un contact du carnet d'adresses et que ce contact est directement associé à une entité. Cette option ralentit le chargement d'une liste de messages.
	En cochant cette case la colonne "Contact" de la zone se voit agrémentée du nom du contact dès lors que l'émetteur de l'email est associé à un contact du carnet d'adresses. Cette option ralentit le chargement d'une liste de messages.
	Cette case à cocher permet de sécuriser la lecture des messages. Une info bulle est alors affichée lors du survol d'un message. Cette info bulle ne contient que du texte et non pas les scripts potentiellement dangereux contenus dans les e-mails.

Zone

 Présentation des dossiers

Vous pouvez hiérarchiser vos e-mails en les plaçant dans des dossiers.  Un e-mail ne peut appartenir qu'à un seul dossier à la fois.

Un dossier peut contenir des sous-dossiers qui peuvent eux-mêmes contenir des sous-dossiers. Il n'y a pas de limitations au niveau de la profondeur de cette hiérarchisation.

Les éléments présents dans cette zone se décomposent de la manière suivante :

	Ce dossier contient l'ensemble des conversations que vous avez avec vos collaborateurs en interne. Communiquer avec des messages internes entre collaborateurs est judicieux car cela éviter de saturer les comptes de messageries.
	Il s'agit des messages stockés dans Microsoft Outlook. Ces messages peuvent être importés dans la base de données. Pour visualiser les messages vous pouvez effectuer un clic droit et activer le menu "Charger les e-mails stockés dans Microsoft Outlook" Au préalable vous devez avoir sélectionné l'option "J'utilise Outlook 97 ou supérieur" dans les options e-mails. Menu "Préférences" -> "Options e-mails". Vous visualisez alors les dossiers Outlook. En sélectionnant un dossier Outlook, vous visualisez dans la zone les e-mails contenus dans ce dossier. Il ne s'agit que d'une vue, les messages ne sont pas encore importés dans la base de données. Pour importer des messages vous pouvez sélectionner les e-mails puis réaliser une opération de glisser déposer vers un dossier basique. En faisant cela toutefois les messages peuvent être dupliqués. Pour éviter de dupliquer les messages vous pouvez synchroniser un dossier Outlook avec un dossier local. Pour cela sélectionner dans la vue Outlook le dossier que vous souhaitez synchroniser puis effectuer un clic droit sur ce dossier et sélectionnez le menu "Synchroniser avec un dossier public..." Vous sélectionnez alors le dossier local avec lequel vous souhaitez synchroniser le  dossier Outlook
	Dossier basique destiné à contenir des messages envoyés ou reçus. Vous pouvez créer autant de dossiers simples que vous le souhaitez.
	Ce dossier est associé à un compte de messagerie et représente la boite de réception du compte. Elle est dédiée à recevoir de manière automatique tous les nouveaux e-mails récupérés à partir du serveur POP3/IMAP pour ce compte. Une fois un e-mail récupéré, vous pouvez le déplacer dans un dossier de votre convenance. Le dossier "Boîtes de réception" contient l'ensemble des boîtes de réception des comptes de messagerie auquel l'utilisateur connecté a un droit d'accès : Comptes publiques ou comptes qui lui sont associés. Chaque boîte de réception est créée par défaut avec un sous-dossier destiné à contenir les e-mails émis à partir du compte de messagerie associé. Il est toutefois possible de spécifier un dossier de votre choix pour contenir les e-mails émis en définissant ce dossier dans les options avancées du compte. Menu "Préférences"->"Options E-mails". Sélectionner le compte dans la liste et appuyez sur le bouton "Détail". Un clic droit sur ce dossier permet de lancer une opération de récupération immédiate des messages présents sur le serveur pour le compte concerné. Il vous est aussi possible de créer un sous-dossier via ce menu.
	.Ce dossier est associé à un compte de messagerie. Chaque e-mail envoyé est automatiquement placé dans ce dossier.
	Ce dossier correspond aux brouillons. Lorsque vous rédigez un e-mail vous pouvez décider de le sauvegarder dans les brouillons afin de reprendre sa rédaction ultérieurement. Ce message en cours de rédaction sera alors placé dans le dossier associé au compte de messagerie à partir duquel vous souhaitez émettre le message.
	Ce dossier contient les messages indésirables.
	Dans ce dossier vous retrouvez tous les messages qui sont en cours d'envoi. Il peut s'agir de messages que vous avez décidez d'envoyer plus tard. Il peut aussi s'agir de messages qui n'ont pas réussi à partir suite à une erreur durant l'émission vers le serveur SMTP. Les messages de la boite d'envoi sont classés selon les comptes de messagerie à partir desquels ils doivent être émis. Pour envoyer les messages concernant un compte de messagerie en particulier vous pouvez effectuer un clic droit sur le compte concerné puis sélectionner le menu "Envoyer tout..." Vous pouvez aussi effectuer un double clic sur un message en particulier dans la boite d'envoi puis dans la boite de dialogue de rédaction du message sélectionner le menu "Envoyer immédiatement". Seul l'e-mail concerné sera alors émis.
	Ce dossier contient l'ensemble des modèles de messages.

Actions possibles sur les dossiers

Afin de créer un sous-dossier, supprimer ou modifier les propriétés, effectuer un clic droit sur le dossier concerné pour afficher le menu. Pour renommer un dossier sélectionner le menu "Propriétés...". Seuls les dossiers basiques peuvent être renommés.

Pour modifier le dossier des e-mails, vous pouvez sélectionner les e-mails concernés dans la zone puis réaliser une opération de glisser déposer vers le nouveau dossier.

Vous pouvez également modifier le dossier parent d'un dossier en effectuant une opération de glisser-déposer vers le nouveau dossier parent.

Dossiers spéciaux

	Permet de visualiser les 1000 derniers e-mails envoyés quel que soit le collaborateur qui a envoyé le message ou le compte de messagerie concerné.
	Permet de visualiser les 1000 derniers e-mails reçus quel que soit le compte de messagerie concerné.
	Ce dossier est accessible à l'ensemble des collaborateurs et vous permet de partager des e-mails.

Zone

La liste affiche une vue relatifs au dossier sélectionné dans la zone   ou alors au résultat d'une recherche.

Colonnes particulières

	Colonne envoyé reçus : Cette colonne permet de savoir si l'e-mail à été envoyé (flèche orange) ou reçu (flèche bleue).
	Colonne forum : : Précise que l'e-mail est un message de réponse. Les messages associés ne sont pas forcément présent dans la base de données. : Précise que d'autres e-mails présents dans la base de données sont associés à l'e-mail (accusés de réception, réponses)  Le nombre de messages asssociés est indiqué entre parenthèses.
	Colonne e-mail lu/non lu : Permet de savoir si le message a été ouvert. Il est possible de préciser que le message est non-lu via en effectuant un clic droit sur la liste et en activant le menu "Marquer comme" -> "Non lu"
	Colonne fichier : La colonne présente une icône représentant le type du premier fichier joint à l'e-mail.
	Colonne émetteur/Destinataire : Dans le cas d'un e-mail reçu, la valeur affichée est le nom de l'émetteur de l'e-mail. Dans le cas d'un e-mail envoyé, il s'agit du premier destinataire du message. Vous pouvez visualiser sous forme de deux colonnes indépendantes l'émetteur et le destinataire via ce paramétrage : Aller dans "Préférences"->"Autres options" puis sélectionner l'onglet "Avancé". Vous pouvez alors cocher la case suivante :
	Colonne Catégorie : La catégorie de l'e-mail est affichée dans cette colonne. Pour préciser une catégorie pour un e-mail vous pouvez effectuer un clic droit sur la liste puis sélectionner la catégorie via le menu associé : Les catégories différent selon qu'il s'agisse d'un e-mail entrant ou sortant. Pour un e-mail reçu les catégorie peuvent être configuré via le menu "Outils" -> "Administration" ->"Gérer les catégories" -> "E-mails entrants" Pour un e-mail sortant les catégories peuvent être définies via le menu "Outils"-> "Gérer les modèles d'e-mails". Puis appuyer sur le bouton "Catégories". A noter que lorsque vous envoyez un e-mail à partir d'un modèle d'e-mail, la catégorie de l'e-mail envoyé sera automatiquement affectée à la valeur de la catégorie du modèle d'origine.
	Colonne tâche/action/évènement : L'icône qui apparait précise qu'au moins une tâche/action ou un évènement est associé à l'e-mail. Cette colonne est renseignée dès lors que le case à coché associée est cochée dans la zone .
	Colonne contact : Cette colonne présente le nom du contact présent dans la base de donnée dont le champs 'E-mail" ou "E-mail2" correspond à l'adresse e-mail du message concerné. Si le contact est associé directement à une entité le nom de cette entité apparait également. Cette colonne est renseignée dès lors que le case à coché associée est cochée dans la zone . Quand cette colonne est renseignée le chargement peut être assez long. Lorsque le contact n'est pas dans la base de données, vous pouvez effectuer un clic gauche sur l'émetteur du message dans la zone sur l'émetteur de l'e-mail puis sélectionner le menu "Ajouter le(s) correspondant(s) dans le carnet d'adresses". Cette colonne est utile par exemple si vous souhaitez effectuer des opérations d'emailing, vous pouvez vous assurer que tous les contacts qui envoient des e-mails à destination d'un compte de messagerie spécifique sont présents dans la base de données. Ils peuvent ainsi devenir destinataire de vos opérations de communications.
	Colonne entité : Cette colonne présente le nom de l'entité manuellement associé à l'e-mail. Cette colonne est renseignée dès lors que le case à coché associée est cochée dans la zone . Pour associer une entité à un e-mail vous pouvez effectuer un clic droit sur l'élément dans la liste puis sélectionner le menu "Associer" ->"Entité existante". Quand cette colonne est renseignée le chargement peut être assez long.

Autres menu accessibles uniquement à partir de la vue liste

"Associer"-> "Note"

Permet d'associer une note au message. Cette fonctionnalité est utile dans la mesure ou la note créée peut être à destination d'un collaborateur, ce qui évite de transférer le message.

"Associer" -> "Remplacer l'émetteur du mail par un contact"

Cette fonction permet de substituer l'émetteur du message par un contact du carnet d'adresses. Parfois certains contacts utilisent une adresse générique pour communiquer qui peut être utilisée par d'autres contacts. Il est donc utile lorsque vous connaissez l'émetteur réel du message d'utiliser ce menu afin de retrouver dans l'historique du contact cet échange.

"Associer"->"Evènement"

Identique au menu permettant d'associer une tâche/action au message.

"Liste noire"

Permet de mettre l'adresse e-mail dans la liste noire, de manière a ce que lors d'opération d'emailing cette adresse soit retirée de la liste d'émission.

Zone

Cette zone présente l'entête du message sélectionné dans la zone .

Pour activer un menu sur un élément vous devez effectuer un clic droit.

L'entête du message présente l'ensemble des éléments liés au message.

Dans le cas d'un emailing envoyé séparément à une multitude de contact, seuls les 500 premiers destinataires sont affichés.

Zone

Vous retrouvez ici les pièces jointes à l'e-mail sélectionné dans la zone . HOGUNSOFT présente la particularité de dissocier les pièces jointes des e-mails. Seul le contenu des messages est sauvegardé dans la base et les fichiers sont stockés dans un système séparé.

Les avantages sont :

• Stockage d'un nombre élevé d'e-mails.
• Traitement spéciaux des pièces jointes et association à un contact, une entité, une tâche/action...

Si une image est jointe à l'e-mail, un aperçu est proposé sous forme de miniature.

Un clic droit sur le document permet d'accéder au menu contextuel.

Vous pouvez Ouvrir le document avec l'application par défaut, trouver l'emplacement du document, sauvegarder le document.

Vous avez également la possibilité d'associer explicitement la pièce jointe à un contact, une entité, une tâche/action..via le menu "Ajouter dans les documents".

Sont alors proposés tous les éléments associés à l'e-mail. En appuyant sur suivant le document sera associé à l'élément sélectionné.