Catégories

Les catégories ont à vocation de spécialiser les éléments tels que les tâches/actions, les contacts, les entités...Par exemple un contact peut être catégorisé en client, prospect, etc...Chaque catégorie est associée à une vue et à un formulaire. Ainsi au-delà du simple tri ou regroupement, vous pouvez créer des objets adaptés aux besoins de votre secteur d'activité. Les catégories sont donc une notion très importante dans l'application et permettent de structurer les données de manière personnalisée.

Pour accéder aux différentes catégories vous pouvez cliquez sur le menu "Outils"Administration"->Gérer les catégories".

Catégories de contacts ou d'entités

Général

Vous pouvez créer une nouvelle catégorie via le bouton "Nouveau...". Vous êtes alors invité à saisir le nom de la nouvelle catégorie.

Une fois la boite de dialogue validée, la catégorie apparait dans la liste. Vous pouvez ensuite choisir la couleur qui représentera la catégorie via le bouton dédié à cet effet :

Familles

Il est aussi possible de classifier les catégories en utilisant les familles de catégories. Pour créer une nouvelle famille de catégorie, appuyer sur le bouton ci-dessous puis saisissez le nom de la famille :

Pour choisir la famille d'appartenance d'une catégorie, vous pouvez cliquer dans la liste des catégories sur la ligne corespondante sur la colonne "Famille". Une liste défilante apparait vous permettant de sélectionner la famille.

Vues

Il est possible d'associer une vue à une catégorie en appuyant sur le bouton "Vue". Vous pouvez alors sélectionnez les champs qui seront visibles pour la catégorie choisie en cochant la case associée aux champs que vous souhaitez sélectionner :

Un dossier de contacts (voir écran principal) peut être associé à une catégorie :

En sélectionnant un dossier associé à une catégorie dans l'arborescence, vous visualisez alors la vue associée à cette catégorie. Si vous visualisez un raccourci vers un filtre et que ce filtre ne possède pas de vue associée, c'est la vue de la catégorie du dossier parent du raccourci qui sera affichée.

Formulaires

Il est par ailleurs également possible d'associer une catégorie à un formulaire :

Grace à cette association, lorsque vous ouvrez la fiche d'un contact, le formulaire qui s'ouvre est celui associé à la catégorie du dossier d'appartenance du contact. Si le dossier n'a pas de catégorie, c'est le formulaire par défaut qui sera ouvert.

Nous avons ainsi pu créer un nouveau type d'objet dans l'application, le prospect, qui hérite directement d'un contact, et qui possède ses propres champs, sa vue et son formulaire de saisie.

Les catégories d'entités répondent à la même logique fonctionnelle que les catégories de contacts.

Catégories de tâches/actions

Vous pouvez définir ici les catégories de tâches/actions.

Vue et formulaires

 Vous retrouvez l'ensemble des catégories dans le volet de navigation "Tâches/Action".

 Il est également possible de rattacher une vue à une catégorie. La vue s'affiche en sélectionnant dans l'arborescence la catégorie en question.

De la même manière que pour les catégories de contacts et d'entités vous pouvez associer un formulaire à une catégorie de tâches/actions. La différence réside dans le fait que la catégorisation de la tâche/action se fait à sa création :

Date d'échéance automatique

Il vous est possible de spécifier que la date d'échéance d'une tâche/action d'une catégorie spécifique sera automatiquement définie. Pour ce faire vous pouvez saisir une durée dans la zone d'édition.

Quand vous créez une tâche/action de la catégorie choisie, la date d'échéance sera alors automatiquement définie à la date de création de cette tâche/action additionnée du nombre de minutes défini dans le gestionnaire de catégories.

Publipostage de l'objet

L'application permet de spécifier que l'objet d'une tâche/action sera automatiquement défini en fonctions des champs qui caractérisent celle-ci.

Pour ce faire vous pouvez définir dans le champ "Publipostage du titre" une macro qui sera remplacée par le titre final au moment de la sauvegarde de la tâche/action.

Ainsi lorsque vous créez des tâches/actions de la catégorie dont le titre est automatique, le titre de ces tâches/actions sera automatiquement affecté :

Pouvoir associer un collaborateur

Grâce à cette option vous pouvez préciser que lors de la création d'une tâche/action, cette dernière ne sera pas affectée par défaut au collaborateur connecté. Ceci est utile dans le cadre de tâches/actions qui sont uniquement informatives, par exemple le résultat d'une enquête. Les tâches/actions ne se retrouvent donc pas dans ses rappels !

Afficher dans le volet de navigation

Cette option est utilisée dans la version WEB et permet de n'affiche dans le volet de navigation que certaine catégories de tâches/actions de manière à simplifier l'utilisation de l'application pour les utilisateurs.

Filtre par défaut

Il est possible de spécifier ici le filtre qui sera sélectionné par défaut quand vous afficherez les tâches/actions de la catégorie concernée.

Catégories d'évènements

Les catégories d'évènements fonctionnent de manière a peu près similaires aux catégories de tâches/actions à ceci près qu'il est possible de spécifier une durée par défaut pour une catégorie d'évènement particulière :

Ainsi, lorsque vous créerez un nouvel évènement de cette catégorie dans le calendrier, la durée par défaut sera celle définie dans le gestionnaire de catégorie.

Catégorie de documents

Les catégorie de documents permettent de classifier vos document et d'affecter un titre automatique.

Catégorie de relations contacts - entités

Un contact peut être associé de manière directe à une entité (il s'agit par exemple d'un employé) ou alors il peut être en simple relation avec cette entité. Les catégories de rôles des contacts dans les entités permettent de définir les différentes relations qui peuvent exister entre un contact et une entité.

Lors de la création d'un contact dans une entité il est demandé si le contact est rattaché de manière directe ou par le biais d'une relation :

Une fois le type de liaison "Contact en relation" sélectionné, vous pouvez préciser le type de relation :

Vous retrouvez ainsi dans le cadre d'une entité les contact rattaché de manière direct et ceux en simple relation :

Catégorie de relations contacts - Tâches/actions ou Evénements

Des contacts sont associées à une tâches/action  ou un événements. Vous pouvez spécifier pour chacun d'entre eux quel sera son rôle en appuyant sur le bouton "Rôles des contacts".

La fenêtre suivante s'ouvre alors. Vous pouvez affecter un rôle a chaque contact.

Vous retrouvez dans le résumé de la tâche/action ou de l'événement le rôle de chacun des participants :

Catégorie de relations contacts - contacts

Il est possible de spécifierune relation entre deux contacts différents. Pour ce faire sélectionnez le contact que vous desirez mettre en relation et sélectionnez le menu "Relation->Ajouter une relation avec un contact...".

Vous recherchez alors le contact concerné par la relation puis le type de relation. Vous retrouvez alors dans le résumé du contact l'ensemble des contacts avec lesquels il est en relation.