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Aide en ligne HOGUNSOFT |
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Les filtres ou recherches avancées permettent d'effectuer des recherches multicritères très précises de contacts, d'entités, d'évènements, de tâches/action, de tickets, etc...dans la base de données. Une fois le filtre de recherche conçu, il sera mémorisé et vous pouvez alors l'utiliser dans plusieurs endroits de l'application. Pour accéder aux différents filtres de recherche vous pouvez cliquer sur le menu "Outils"Administration"->"Gérer les filtres de recherche".
Ou sont utilisés les filtres de recherche? Lees filtres de recherche sont utilisés dans beaucoup de fonctionnalités au seins de l'application et sont donc très important. Recherche à partir d'un filtre de recherche Cliquez sur la flèche du bouton "Recherche" de la barre d'outils pour accéder au sous-menu. Vous pouvez alors effectuer des recherches approfondies sur des contacts, des entités, etc...en partant d'un filtre prédéfini et en modifiant si besoins les critères de recherche.
Raccourci vers un filtre dans l'arborescence Vous pouvez placer des raccourcis vers des filtres de recherches dans les dossiers de contacts, d'entités ou de tickets. Un simple clic sur ce raccourci permet alors de lancer la recherche.
Liste défilante de filtres de recherches Vous accédez à la liste des filtres sous forme de liste défilante. Une fois une valeur sélectionnée dans la liste, la recherche est lancée. Les listes défilantes de recherches sont accessibles pour les tickets, les tâches/actions et les évènements.
Envoi de messages Vous pouvez envoyer un message (E-mail, FAX, SMS) à une sélection de contacts correspondant au résultat d'un filtre de recherche.
Génération de rapports Vous pouvez dans les rapports (modèles HTML) intégrer des macros basées sur des filtres de recherche.
Lors de l'application du rapport, les filtres de recherche seront alors exécutés et le résultat intégré dans le rapport.
Statistiques graphiques Il est possible de générer des graphiques portant sur le résultat d'un filtre de recherche
Gérer les filtres de recherche
Zone Vous pouvez dans cette zone créer, supprimer ou modifier des filtres de recherche. Il est possible de créer un nouveau filtre à partir d'un filtre existant via le sous menu du bouton 'Nouveau".
Lors de la création d'un nouveau filtre, vous devez saisir son nom dans la boite de dialogue qui se présente à vous :
Une fois le filtre créé, celui-ci apparait dans la liste de la
zone Vous pouvez alors modifier le nom ou la catégorie du filtre de
recherche sélectionné dans la zone
Zone Les filtres de recherche peuvent devenir nombreux et il devient
alors intéressant de les organiser. Pour ce faire vous pouvez créer
des catégories. Appuyer sur le bouton
"Catégories"
Dans cette zone vous retrouvez ainsi l'arborescence des familles
et catégories de filtres de recherche. La sélection d'une famille
ou d'une catégorie entraine l'affichage dans la zone Zone Cette zone présente la liste des filtres.de recherche. Pour rechercher un filtre à partir de son nom, il est possible d'utiliser la zone de recherche située au-dessus de la liste :
Zone Vous visualisez dans cette zone le résumé du filtre, c'est à dire l'ensemble des critères associés. En cliquant sur le lien "Ou est utilisé ce filtre?" vous accédez à un résumé présentant l'ensemble des endroits dans l'application ou le filtres est utilisé : Statistiques, administration des utilisateurs, graphiques...
Création d'un filtre de recherche Vous pouvez effectuer un double clic sur un filtre de recherche dans la liste ou appuyer sur le bouton "Modifier" pour accéder à l'écran de conception du filtre de recherche. Il vous est proposé ici de spécifier les critères qui vont définir le filtre. Vous devez ajouter chaque critère un par un.
Pour ajouter un critère vous devez dans un premier temps sélectionner ce dernier. Afin de faciliter cette opération, les critères sont classés par familles. Sélectionnez une famille de critères parmi les valeurs suivantes :
Une fois une famille de critères sélectionnée, la liste de droite présente les critères associés à cette dernière. Vous pouvez alors sélectionner le critère.
Appuyez sur le bouton "Ajouter" pour ajouter le critère dans le
filtre de recherche.
Vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez. Lors de l'ajout d'un nouveau critère, il est possible de préciser si vous souhaitez que le résultat de la recherche respecte l'ensemble de critères ou au moins un critère.
Ex : Prenons le filtre suivant
La recherche effectuera l'opération suivante : Sélectionner les éléments respectant (Critère 1 ET critère 2) ET (critère 3 OU critère 4). Associer une vue Il vous est possible d'associer une vue au filtre. Cela signifie que vous allez pouvoir préciser quelle seront les colonnes visible lorsque vous visualiserez ce filtre sous forme de liste.
Détail des critères Pour chaque critère vous devez préciser les paramètres. Ceux-ci dépendent du type de critère. Critère champ de type texte
Vous devez préciser ici le type d'opérateur ("Contient", "Commence par"..) puis saisir dans la zone d'édition le terme recherché. Si vous recherchez plusieurs termes en même temps, vous devez saisir chaque terme entre guillemets séparé par un espace. Ex : "Paris" "Rennes"'. Vous pouvez également vouloir rechercher tous les éléments dont le champ n'est pas renseigné. Dans ce cas sélectionnez l'opérateur "Est exactement égal(e) à" et laisser la zone d'édition vide. Enfin, pour trouver les éléments dont le champ est renseigné quel que soit la valeur, vous devez sélectionner l'opérateur "est différent de" et ne rien saisir dans la zone d'édition. Critère champ de type numérique
Vous devez préciser ici le type d'opérateur ("Contient", "Commence par"..) puis saisir dans la zone d'édition le terme recherché. Dans le case de l'opérateur "est compris entre" il est demandé de saisir la valeur inférieur et la valeur supérieure de la plage.
Critère champ de type Oui/Non
La valeur "N'est pas renseigné" est à utiliser dans le cas des champs personnalisés. Pour le type de champ personnalisé "Oui/Non 3 cases" le résultat de la recherche correspondra aux éléments dont la valeur sélectionnée est "Pas de réponse" :
Pour le type de champ personnalisé de type "Oui/Non", le résultat de la recherche portera quant à lui sur les éléments dont la valeur du champ n'aura jamais été renseignée, c'est à dire que vous n'aurez jamais validé un formulaire contenant ce champ.
Critère champ de type liste de valeurs
Pour ce critère, vous pouvez sélectionnez un ensemble de valeurs de deux manières : Soit vous saisissez dans la zone d'édition le début de la valeur, il vous sera alors proposé les valeurs dont le libellé commence par la valeur saisie :
Vous pouvez également appuyer sur le bouton de droite afin de sélectionner des valeurs parmi celles possibles.
Vous pouvez également vouloir rechercher tous les éléments dont le champ n'est pas renseigné. Dans ce cas sélectionnez l'opérateur "Est égal(e) à" et laisser la zone d'édition vide. Enfin, pour trouver les éléments dont le champ est renseigné quel que soit la valeur, vous devez sélectionner l'opérateur "est différent(e) de" et ne rien saisir dans la zone d'édition. Critère champ de type date
Plusieurs options sont possibles sur cet opérateur. Les recherches portantes sur un nombre de jours sont explicitées ci-dessous :
Critère filtres en cascade Vous pouvez grâce aux filtres en cascade utiliser un filtre que vous avez déjà conçu pour réaliser une recherche avancée. Exemple : Vous avez réalisé un filtre permettant de rechercher toutes les entités de type TPE c'est à dire dont l'effectif est inférieur à 10 personnes. Vous souhaitez rechercher tous les contacts travaillant dans une TPE. Il est alors possible d'utiliser les filtres en cascades. Sélectionnez le critère "Dont l'entité correspond au filtre suivant" :
Vous visualisez alors dans les paramètres du critère l'ensemble des filtres de recherche associés aux entités. Vous pouvez sélectionner le filtre "TPE/PME".
Critère présence d'éléments
Ces critères vous permettent de rechercher des contacts en fonction de leur activité passé : Présence d'e-mails, de notes, d'évènements.. Une opération fréquente consiste rechercher des contacts qui n'ont pas envoyés d'e-mails depuis un certain temps afin de les relancer. Critère date de sélection d'une valeur Vous retrouvez dans la liste des critères disponibles l'ensemble des valeurs des champs de type "listes de valeurs" dont l'attribut "Champ suivi" est coché (voir Champs).
Exemple : Vous souhaitez obtenir la liste de tous les contacts pour lesquels un rendez-vous a été pris cette semaine. Cette recherche consiste à sélectionner tous les contacts dont le champ "Statut du dernier appel" à pris la valeur "Rendez-vous pris" cette semaine :
Critère Utilisateurs Un collaborateur peut être responsable d'un contact, d'une entité, d'une tâche/action, d'un ticket d'incident ou organisateur d'un évènement. Il peut aussi être associé à un évènement ou tâche/action, ou alors avoir un contact dans ses favoris. Ces critères vous permettent notamment de rechercher des éléments à partir du collaborateur qui en est responsable. Vous pouvez appuyer sur le bouton de droite afin de sélectionner des collaborateurs.
Critère produits Des produits peuvent être attachés aux contacts (produits achetés) , aux entités, aux tâches/actions (devis, factures), aux incidents (produit concerné par le ticket). Ces critères vous permettent ainsi de rechercher des éléments dont les produits associés correspondent à des critères précis.
Exemple : Rechercher tous les contacts qui ont acheté des produits d'une certaine catégorie cette année :
Critère divers Vous retrouvez ici les critères qui 'ont pas put être classés dans les autres groupes.
Le critère "Requête SQL" vous permet de saisir directement dans le format SQL votre requête. Il s'agit uniquement de la clause where. Vous pouvez contacter HOGUNSOFT pour obtenir des information sur le schéma de la base de données afin de réaliser ce type de critère.
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. . Le critère vient alors s'ajouter dans la
liste prévue à cet effet. Vous pouvez ensuite définir les
paramètres de ce critère dans la zone située sous la liste.
