Documents

Les documents font parties intégrante de la gestion des contacts. Il peut s'agir des photographies des contacts, des logos des entités, des pièces jointes aux emails, des enregistrements de conversations téléphoniques, des factures, devis, documents officiels etc. Vous allez pouvoir gérer, conserver, classer et générer l'ensemble de vos documents au sein de l'application et les associer aux contacts, entités, tâches/actions...

Un document est associé à un fichier physique. Il permet de préciser un titre, un commentaire, une catégorie, d'associer le fichier à un contact, une entité...

Pour accéder au gestionnaire de documents (GED) sélectionnez dans le volet de navigation "Documents".

Zone

 Barre d'outils

	Création d'un nouveau document.  Celui-ci sera créé dans le dossier sélectionné dans la zone . Vous pouvez préciser le titre du document, une date et indiquer à quel élément est associé le document : contact, entité, tâche/action, événement, ticket... Un statut peut être associé au document. Pour définir les statuts sélectionner le menu général "Outil->Administration->Gérer les catégories->Statuts des documents". Le boLe bouton "Fichier source" offre des options pour le fichier associé au document. Il est possible d'associé une ef="Categories.html">catégorie au document. Pour gérer les catégories de documents : Menu général "Outil->Administration->Gérer les catégories->Catégories de documents...". Dans le cas où le document est associé à une catégorie, ce dernier sera automatiquement placé dans le dossier associé à cette catégorie.
	Permet de supprimer le(s) document(s) sélectionné(s). Pour pouvoir effectuer cette opération, le profil de l'utilisateur doit posséder les droits de suppression des documents. Il n'existe pas de corbeille pour les documents, toute suppression est définitive.
	Editer les propriétés d'un document.
	Permet de créer une nouvelle version du document sélectionné. Vous retrouvé l'ensemble des version d'un document dans le résumé de celui-ci (zone )
	Ajoute une note au document sélectionné.

Zone

Barre de recherche rapide

 La barre de recherche rapide vous permet d'effectuer des recherches dans la base de données.

	Sélectionnez ensuite le(s) champ(s) à partir desquels vous souhaitez effectuer la recherche de documents.  Les choix suivants sont particuliers :
	Entité - Contact	Statut	Catégories
	Recherche à partir du nom du contact ou du nom de l'entité associée au document.	Recherche à partir du statut du document. Vous pouvez obtenir la liste des statuts en faisant défiler la liste.	Recherche à partir de la catégorie du document. La recherche est lancée dès qu'une catégorie est choisie.

Saisissez ensuite votre recherche la dans la zone "Rechercher dans la base". La recherche est lancée automatiquement au bout de deux secondes après la dernière saisie.

Les recherches sont relatives au dossier sélectionné. Cela signifie que si un dossier est sélectionné, les tickets trouvés appartiendront à ce dossier et ses sous-dossiers.

Zone

 Présentation des dossiers

Vous pouvez hiérarchiser vos documents en les plaçant dans des dossiers.  Un document ne peut appartenir qu'à un seul dossier à la fois.

Un document possédant déjà une catégorie, l'intérêt de la hiérarchisation réside dans le fait de réaliser pour une catégorie de document précise des sous classement supplémentaires. Cela favorise la recherche intuitive un peu comme dans un explorateur de fichiers classique.

Un dossier peut contenir des sous-dossiers qui peuvent eux-mêmes contenir des sous-dossiers. Il n'y a pas de limitations au niveau de la profondeur de cette hiérarchisation.

Les éléments présents dans cette zone se décomposent de la manière suivante :

	Dossier contenant des documents
	Raccourci vers un filtre portant sur les documents. Permet d'afficher des documents qui correspondent à des critères précis.

Actions possibles sur les dossiers

Afin de créer un sous-dossier, supprimer ou modifier les propriétés, effectuer un clic droit sur le dossier concerné pour afficher le menu. Le sous-menu  "Ajouter un raccourci vers une recherche" vous permet d'ajouter un raccourci vers un filtre dans le dossier sélectionné.

Pour changer le dossier d'appartenance d'un ou plusieurs documents, vous pouvez sélectionner les documents concernés dans la zone puis réaliser une opération de glisser déposer vers le nouveau dossier.

Afin de changer le dossier parent d'un dossier vous pouvez également réaliser une opération de glisser-déposer du dossier vers son nouveau dossier parent.

Propriétés d'un dossier

Les propriétés du dossier sont accessibles par le menu "Propriétés..."

Le nom du dossier est défini à partir de cet écran.

Un dossier peut être public ou privé.

• Dossier public : Il est possible d'affecter des utilisateurs au dossier. Dans ce cas tous les utilisateurs verront le dossier sauf les utilisateurs dont le profil n'a pas le droit de visualisation des dossiers des profils des utilisateurs affectés au dossier. Il est aussi possible de spécifier que certains utilisateurs n'ont pas le droit de modifier ou supprimer les tickets appartenant à ce dossier via leurs profils.

• 

• Dossier privé : Seuls les utilisateurs affectés au dossier pourront visualiser le dossier.

Lorsque vous validez les modifications apportées à un dossier, il est possible de préciser que tous les sous-dossiers se verront affectés des mêmes propriétés en cochant la case "Appliquer aux sous-dossiers".

Zone

Vue liste

La liste affiche une vue relatifs au dossier sélectionné dans la zone    , au résultat d'une recherche rapide ou à un filtre.

Zone

Vous visualisez ici le résumé du ticket sélectionné dans la zone .

Créer un document à partir d'un modèle WORD

L'application permet de générer un document à partir d'un modèle Microsoft WORD. Ce dernier doit toutefois être installé sur votre poste.

Le modèle WORD doit d'abord être réalisé. Pour ce faire créez un nouveau document WORD.

Vous allez pouvoir ajouter des champs de fusion dans ce document. Pour ce faire sélectionner le menu "Outils->Générer un champ de fusion Microsoft WORD".

Sélectionnez ensuite l'élément concerné par le champ de fusion. Il peut s'agir d'un contact, d'une entité, d'un appel téléphonique, de l'utilisateur connecté, d'un événement, d'une tâche/action, d'un ticket, d'un document, d'un produit.

Vous pouvez alors choisir le champ concerné par le champ de fusion que vous souhaitez insérer.

Le champ généré apparait alors dans cette boite de dialogue. Vous pouvez effectuer une opération de copie dans le presse-papier.

Retourner alors dans votre document WORD et positionnez le curseur dans le document à l'endroit ou le champ de fusion sera inséré.  Sélectionnez ensuite "Insérer->QuickPart->Champ".

SélecSélectionnez ensuite "Champ de fusion" puis coller le champ généré précédemment via l'application.

Le champ est alors inséré.

Réaliser la même opération pour tous les champs que vous souhaitez insérer.

Vous pouvez alors insérer ce document en tant que modèle. Pour ce faire appuyer sur le bouton .

Vous devez préciser que ce document est un modèle en sélection la case à cocher "Modèle".

Les modèles apparaissent dans la liste avec une icône spécifique :

Générer un document à partir d'un modèle WORD

Maintenant que vous avez créé vos modèles WORD, vous pouvez commencer à les utiliser en générant des documents à partir de différents éléments.

Générer un document à partir d'une tâche/action ou d'un événement

Sélectionnez la tâche/action ou l'événement à partir duquel ou de laquelle vous souhaitez générer un document puis sélectionnez le menu "Document Microsoft WORD à partir d'un modèle Microsoft WORD".

Une boite de dialogue s'ouvre alors précisant l'ensemble des documents de type "Modèle". Choisissez alors votre modèle de document dans la liste.

Il vous est possible à ce stade de modifier les données du document. La catégorie sélectionnée sera celle associée au modèle initial.

Vous pouvez ensuite choisir le contact qui sera utilisé pour le publipostage du document final généré. La liste des contacts proposée représente  

•  l'ensemble des contacts liés à la tâche/action ou à l'événement.
•  l'ensemble des contacts associés à l'entité si la tache/action ou l'événement est associé à une entité.

Le document généré s'ouvre alors

L'ensemble des documents générés se retrouvent alors dans le résumé de la tâche/action ou de l'événement.

Si vous ne visualisez pas directement les documents vous pouvez cliquer sur le lien suivant dans le résumé :

Générer un document à partir d'un contact

La procédure est identique pour générer un document à partir d'un contact. Vous devez au préalable sélectionner le contact.

Générer un document pour une entité

La procédure est identique pour générer un document à partir d'une entité. Vous devez au préalable sélectionner l'entité puis sélectionnez le menu "Nouveau->Document->Document Microsoft WORD à partir d'un modèle Microsoft WORD".

Il est aussi possible de passer par la barre d'outils.

Il vous sera demandé de sélectionné un contact parmi ceux associé à l'entité afin de réaliser l'opération de génération du document.

Ajouter un document à partir d'un email

L'application offre une fonctionnalité permettant d'ajouter un document à partir des pièces jointes d'un email reçu ou envoyé.

Pour ce faire sélectionner l'email concerné puis effectuez un clic droit sur la pièce jointe que vous voulez insérer dans les documents. Choisissez alors le menu "Ajouter dans les documents".

L'émetteur de l'email est alors automatiquement retrouvé parmi les contacts ainsi que l'entité à laquelle il est rattaché. Des tâches/actions peuvent également être associées à cet email. Il est donc demandé de spécifier à quel élément le document sera rattaché.