Fenêtre principale

Le volet de navigation "Contacts et collaborateurs" permet de visualiser de manière hiérarchisée dans des dossiers :

• Les contacts
• Les entités : Il s'agit soit des sociétés auxquelles appartiennent les contacts, soit de campagnes, soit de projets.
• Les collaborateurs : Ce sont les utilisateurs qui vont se connecter à l'application.

Quelles sont les différentes vues ?

Zone

 Barre d'outils associée aux contacts

Cette barre d'outils s'affiche quand un des dossiers suivant est sélectionné dans la zone

	Dossier contenant des contacts
	Liste simple de contact.
	Raccourci vers un filtre de contacts.

	Importer des contacts à partir d'un fichier existant (CSV, Excel). L'import ne peut se faire que dans un dossier de contacts.
	Créer un nouveau contact. Si un dossier de contacts est sélectionné, le contact sera créé dans ce dossier. Le formulaire de saisie du contact qui s'ouvre sera alors le formulaire associé à la catégorie du dossier. Si aucun dossier de contacts n'est sélectionné il sera alors demandé la catégorie du contact. Le formulaire de saisie du contact qui s'ouvre sera alors le formulaire associé à la catégorie sélectionné. Lors de la validation du formulaire de création de contact, si un seul dossier de contacts est associé à la catégorie sélectionnée, le contact sera créé dans ce dossier unique. Si plusieurs dossiers sont associés à catégorie sélectionnée, il sera alors demandé de sélectionner le dossier dans lequel sera sauvegardé le contact.
	Editer un contact. Le formulaire de saisie du contact qui s'ouvre sera alors le formulaire associé à la catégorie du dossier d'appartenance du contact. Si vous cliquez sur l'icône en forme de flèche un sous-menu apparait qui vous permet d'effectuer des actions portant sur l'ensemble des contacts présents dans la liste :
	Supprimer un contact. Le contact est alors placé dans la corbeille de contacts. Toute suppression à partir de la corbeille est définitive. Seuls les profils administrateurs ont accès à la corbeille de contacts.
	Accéder à la vue détail du contact sélectionné. Un raccourci est créé dans l'arborescence et la vue détail du contact s'ouvre. Vous accédez alors au détail de tous les éléments associés au contact : E-mails, appels téléphoniques, Tickets, Documents, notes, évènements, tâches/actions. Ce raccourci sera supprimé lors vous redémarrez l'application. Afin de conserver le raccourci de manière permanente, vous pouvez effectuer un clic droit sur ce dernier et choisir le menu "Mémoriser le raccourci": Vous pourrez également supprimer le raccourci.
	Ecrire un e-mail et ajout du(des) contact(s) sélectionné(s) comme destinataire(s).
	Réalise un appel téléphonique vers le contact sélectionné.
	Réaliser une campagne e-mail, téléphonique, SMS ou courrier.
	Création d'une nouvelle tâche/action et association du contact sélectionne à cet élément.
	Création d'une nouvelle note et association du contact sélectionné à cette note.
	Création d'un nouvel évènement et ajout du contact sélectionné comme invité.
	Création d'un nouveau document afin de l'ajouter dans la GED. Le contact sélectionné sera associé à ce document.
	Effectuer une recherche simple. Le menu associé offre trois possibilités :    - Rechercher.. : Il s'agit du menu par défaut. Ouvre la fenêtre de conception d'un filtre. Auncun critère n'est sélectionné. Une fois les critères de recherche renseignés, la recherche est lancée.  - Rechercher à partir d'un filtre : Permet de sélectionner un filtre existant. Une fois le filtre sélectionné, la fenêtre de conception d'un filtre s'ouvre et affiche les critères du filtre sélectionné précédemment. Vous pouvez alors ajouter d'autres critères puis lancer la recherche.  - Mémoriser la recherche : Permet de créer un nouveau filtre à partir d'une recherche faites à partir des deux menus précédents.

Barre d'outils associée aux entités

Cete barre d'outils s'affiche quand un des dossiers suivant est sélectionné dans la zone

	Dossier contenant des entités
	Raccourci vers un filtre d'entités.

Les actions sont les mêmes que pour les contacts.

Barre d'outils associée à un dossier sans type

Cete barre d'outils s'affiche quand un des dossiers suivant est sélectionné dans la zone

Dossier destiné à contenir des dossiers de contacts ou d'entités, ou alors des listes simples ou filtrées

L'import et la recherche concerne des contacts ou des entités selon l'état de la case à cocher accéssible dans la zone .

Zone

 La barre de recherche rapide vous permet d'effectuer des recherches dans la base de données.

  Si vous recherchez des contacts, cocher la case de gauche. Si vous recherchez des entités, la case de droite doit être cochée.

	Sélectionnez ensuite le(s) champ(s) à partir desquels vous souhaitez effectuer la recherche de contacts ou d'entités.  Les choix suivants sont particuliers :
	Identité	Entité	Tous les champs	Fichier attaché	Notes
	Recherche à partir du nom, prénom, pseudonyme, e-mail, téléphone.	Recherche à partir du champ texte de la société ou nom de l'entité associée au contact.	Recherche à partir de tous les champs y compris les champs additionnels. Les champs dates et numériques ne sont pas intégrés.	Recherche à partir des documents associés au contact : Nom du document, titre, commentaire.	Recherche à partir des notes associées au contact : titre, commentaire.

Vous pouvez ajouter un champ particulier dans la liste des champs disponibles pour effectuer des recherches rapides. Pour cela vous devez modifier les propriétés du champ (voir la rubrique Champs)

	Vous précisez ensuite si le champ à partir duquel vous effectuez la recherche commence par ou contient la chaine de caractère que vous allez saisir.
		Si le champ sélectionné est de type numérique, la liste est différente et permet d'effectuer une recherche à partir de valeurs numériques.

Saisissez ensuite votre recherche la dans la zone "Rechercher dans la base". La recherche est lancée automatiquement au bout de deux secondes après la dernière saisie.

Si le champ à partir vous effectuez la recherche est de type "liste de valeurs", vous pouvez accéder aux valeurs de la liste en ouvrant la liste défilante "Rechercher dans la base".

Les recherches sont relatives au dossier sélectionné. Cela signifie que si un dossier est sélectionné, les contacts trouvés appartiendront à ce dossier et ses sous-dossiers. Pour être sûr de rechercher dans tous les contacts ou entités de la base, vous pouvez passer par le menu "Rechercher -> Contacts" ou "Rechercher -> Entités".

Zone

 Présentation des dossiers

Vous pouvez hiérarchiser vos contacts et entités en les plaçant dans des dossiers.  Un contact ou une entité ne peut appartenir qu'à un seul dossier à la fois.

Un dossier peut contenir des sous-dossiers qui peuvent eux-mêmes contenir des sous-dossiers. Il n'y a pas de limitations au niveau de la profondeur de cette hiérarchisation.

Les éléments présents dans cette zone se décomposent de la manière suivante :

	Dossier contenant des contacts
	Dossier contenant des entités
	Dossier destiné à contenir des dossiers de contacts ou d'entités, ou alors des listes simples ou filtrées
	Liste simple de contact. Un contact peut appartenir à plusieurs listes simples en même temps.
	Raccourci vers un filtre de contacts. Permet d'afficher des contacts qui correspondent à des critères précis.
	Raccourci vers un filtre d'entités. Permet d'afficher des entités qui correspondent à des critères précis.

Chaque dossier peut être associé à une catégorie Si le dossier contient des contacts, il s'agira d'une catégorie de contacts Si le dossier contient des entités, la catégorie sera une catégorie d'entités. Associer une catégorie à un dossier permet :    - d'afficher, lorsque le dossier est sélectionné, la vue associée à la catégorie dans la zone .    - d'éditer un contact appartenant  à ce dossier via le formulaire associé à la catégorie.

Actions possibles sur les dossiers

Afin de créer un sous-dossier, supprimer ou modifier les propriétés, effectuer un clic droit sur le dossier concerné pour afficher le menu. Le sous-menu  "Ajouter un raccourci vers une recherche" vous permet d'ajouter un raccourci vers un filtre dans le dossier sélectionné. Le menu "Créer une liste" permet de créer une liste simple de contacts. Un contact peut appartenir à plusieurs listes. Le menu "Synchroniser..." vous permet de synchroniser les contacts présents dans le dossier sélectionné avec les contacts présents dans Outlook. La synchronisation est bi directionnelle et ne concerne que les contacts du dossier et non pas l'ensemble des contacts de la base.

Pour changer le dossier d'appartenance de contacts ou d'entités, vous pouvez sélectionner les contacts ou entités concernés dans la zone puis réaliser une opération de glisser déposer vers le nouveau dossier.

Afin de changer le dossier parent d'un dossier vous pouvez également réaliser une opération de glisser-déposer du dossier vers son nouveau dossier parent.

Propriétés d'un dossier

Les propriétés du dossier sont accessibles par le menu "Propriétés..."

Le nom du dossier est défini à partir de cet écran.

Vous définissez également ici le type du dossier : Contient des contacts, des entités ou indéterminé pour le moment. Si vous spécifiez qu'un dossier contient des contacts ou des entités, ce choix est définitif et vous ne pourrez plus modifier le type du dossier par la suite.

Vous pouvez définir la catégorie associée au dossier à l'aide de la liste défilante "Catégorie".  Si le dossier contient des contacts, seules les catégories de contacts seront proposées. Idem pour les entités.

Un dossier peut être public ou privé.

• Dossier public : Il est possible d'affecter des utilisateurs au dossier. Dans ce cas tous les utilisateurs verront le dossier sauf les utilisateurs dont le profil n'a pas le droit de visualisation des dossiers des profils des utilisateurs affectés au dossier. Il est aussi possible de spécifier que certains utilisateurs n'ont pas le droit de modifier ou supprimer les contacts ou entités appartenant à ce dossier via leurs profils.

• Dossier privé : Seuls les utilisateurs affectés au dossier pourront visualiser le dossier.

Lorsque vous validez les modifications apportées à un dossier, il est possible de préciser que tous les sous-dossiers se verront affectés des mêmes propriétés en cochant la case "Appliquer aux sous-dossiers".

Dossiers spéciaux

	Corbeille des contacts ou des entités. Si vous supprimez un contact ou une entité, cet élément est conservé en base et se retrouve dans la corbeille. Vous pouvez ainsi le restaurer.
	Dossier contenant les utilisateurs. Pour ajouter, supprimer ou modifier des utilisateurs vous devez passer par le menu "Outils -> Administration -> Utilisateurs" ou par le panneau d'administration.
	Raccourci vers le panneau d'administration.

Zone

Permet de voir les icones sous forme de cartes de visites. Le principal bénéfice est de pouvoir visualiser la photographie du contact directement dans la zone .

Graphiques

Vous pouvez afficher une vue graphique associée aux éléments présents dans la vue liste  .

Cette vue permet de visualiser sous forme graphique la liste d'éléments de la zone . Dans l'écran ci-dessus sont présentés les contacts présents dans la zone et triés selon leur date de modification. 

Il est possible d'afficher un autre graphique. La liste défilante de choix du graphique propose tous les graphiques associés aux contacts. Vous pouvez créer de nouveaux graphiques personnalisés.

Vues

Permet de configurer la vue qui sera affichée dans la zone , Une vue , Une vue est composée de colonnes visible. Chaque colonne possède une taille et une position.

Une vue spécifique peut-être associée aux éléments suivants :

• Catégorie de contacts
• Catégorie d'entités
• Filtre sur contacts
• Filtre sur entités
• Vue des contacts dans leurs entités

Une vue par défaut est par ailleurs associées aux contacts et aux entités sans catégories.

Pour préciser les colonnes visibles dans la vue vous pouvez appuyer sur le bouton "vue". Le menu suivant apparait.

En sélectionnant le sous-menu "Définir les colonnes de la vue associé..." vous accéder à un écran permettant de sélectionner les colonnes associées à la vue.

Vous pouvez également faire un clic droit sur les entêtes des colonnes de la zone afin de préciser les colonnes associées à la vue courante.

Pour spécifier la taille et la position des colonnes de la vue vous devez effectuer des glisser déposer directement sur les entêtes des colonnes de la zone . Une fois les réglages effectués vous pouvez sélectionner le menu "Sauvegarder la position des colonnes de la vue associée..." accessible à partir du bouton "Vue" pour conserver la configuration des colonnes.

Filtre de la vue liste

La zone permet d'aller chercher des contacts et des entités à partir de la base de données. Une fois des données affichée dans la zone , vous pouvez rechercher des contacts ou des entités dans la vue filtrant l'affichage.

	Lorsque la case est cochée, le filtre porte sur toutes les colonnes de la vue. Cela signifie que lorsque vous saisissez votre recherche dans la zone "Filtrer sur toutes les colonnes" seules les lignes contenant le texte affiché seront visibles.
	Lorsque la case n'est pas cochée seule la colonne actuellement triée est utilisée pour filtrer la vue. Pour trier une colonne, vous pouvez simplement appuyer sur l'entête de la colonne dans la zone .

Il est possible d'éffectuer des recherches en saisissant dans la zone de recherche des expressions séparées par des espaces. Ex : En tapant "Dirigeant Rennes" ne sont visible que les contacts ou entité contenant dans l'ensemble des colonnes visible à la fois l'expression "Dirigeant" et l'expression "Rennes".

Zone

La liste affiche une vue relatifs au dossier sélectionné dans la zone   ou alors au résultat d'une recherche.

Vous pouvez modifier les colonnes (visibilité, taille, position) en paramétrant les vues.

Colonnes particulières pour les contacts

	Colonne e-mail : Cette colonne présente une icône précisant si le contact associé est dans les NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée = l'e-mail n'existe pas). Dans ce cas le nombre d'e-mails reçus en erreur associés à ce contact est indiqué entre parenthèses. Une autre icône permet de préciser si le contact est dans la liste noire. Cela signifie qu'il s'est désabonné durant une opération d'emailing.
	Colonne entité : Lorsqu'une icône est présente, cela signifie que le contact est associé à une entité.  Lorsqu'il n'y a pas d'icône, seul le champ "Société champs texte" est renseigné dans la fiche du contact.
	Colonne date de relance et traité : La colonne date de relance présente trois couleurs possibles :  - Vert : Le contact est traité.  - Rouge : Le contact n'est pas traité et la date de relance est dépassée.  - Gris : Le contact n'est pas traité et la date de relance n'est pas dépassée.

Colonnes particulières pour les entités

	Colonne contact principal  : Cette colonne présente le nom du contact principal associé à l'entité concernée. Les colonnes "Statut ct. pr.", "Traité ct. pr.", "Relance ct. pr." permettent d'afficher le statut du dernier appel et la date de relance du contact principal associé à l'entité ce qui vous permet de réaliser des opérations de prospection téléphoniques à partir d'une liste d'entités.

Actions possibles sur les éléments de la liste

Modifier une valeur d'un champ particulier à un ensemble de contacts ou d'entités

Sélectionner le menu "Outils"->"Administration"->"Affecter une valeur à un champ" ou passer par la barre d'outils :

Sélectionnez alors le champ dont vous souhaitez affectez une nouvelle valeur puis appuyer sur le bouton "Suivant" :

Vous pouvez alors saisir la nouvelle valeur qui sera affectée au champ sélectionné pour l'ensemble des contacts ou entités de la liste :

Vous pouvez ensuite décidez si vous voulez application la modification de champ à l'ensemble des éléments présents dans la vue ou simplement aux éléments sélectionnés :

Effectuer un puplipostage à partir d'un modèle HTML

Sélectionner le menu "Campagne de courrier à partir d'un modèle HTML" à partir de la barre d'outils :

Choisir alors le modèle HTML à partir duquel vous souhaitez réaliser l'opération de publipostage :

Vous pouvez concevoir les modèles HTML à partir du menu "Outils"->"Gérer les modèles HTML".

Appuyer sur le bouton "Suivant".

Une fois le modèles chois vous pouvez décidez si l'opération concerne l'ensemble des éléments présents dans la vue ou simplement les éléments sélectionnés :

Un rapport s'ouvre alors présentant le résultat du publipostage :

Vous pouvez chosir une imprimante PDF ou imprimer vers un support papier. Chaque contact ou entité publiposté(e) sera présenté(e) sur une page différente.

Associer des entités aux contacts

Un contact possède un champ "Société (champ texte)". Il s'agit d'une zone de texte libre. Si un contact n'est associé à aucune entité, aucune icône n'est présente dans la colonne "Entité" :

Vous pouvez décider de créer des entités à partir des contacts en utilisant le champ "Société (champ texte)". Sélectionner le menu "Outils"->"Contacts et entités"->"Créer des entités à partir des sociétés champs libre". Créer des entités est par exemple intéressant pour effectuer des actions commerciales ciblées par société.

Il est alors demandé de sélectionner un dossier qui contiendra les entités qui seront créées :

Les entités ont ainsi été créées dans le dossier sélectionné. Leurs adresses postales correspondent aux champs adresses professionnels des contacts associés.

Vous pouvez ensuite associer les contacts aux entités nouvellement créées. Menu "Outils"->"Contacts et entités"->"Associer les contacts aux entités à partir de société champs libre".

Les contacts sont alors associés aux entités. Un icône, présente dans la colonne "Entité" permet de le savoir.

Zone

Cette fenêtre vous permet de retrouver de manière rapide :

• Vos notes actives
• Vos tâches/actions en cours
• Vos évènements à venir.

Trois modes d'affichage sont possibles :

• Fenêtre toujours visible
• Fenêtre visible uniquement lors du survol de la zone droite

• Fenêtre toujours cachée.

Pour afficher ou cacher la fenêtre vous pouvez utiliser le menu "Outil"->"Afficher/Cacher mon espace personnel actif"

Zone

Vous visualisez ici le résumé du contact ou de l'entité sélectionné dans la zone .

Résumé des valeurs renseignées

Vous retrouvez sur la partie haute du résumé l'exhaustivité des informations renseignées. Les champs qui ne sont pas renseignés n'apparaissent pas dans le résumé afin de simplifier l'affichage :

• Zone texte vide
• Listes de valeurs dont aucune valeur n'est renseignée
• Champs dynamiques de type 'Oui/Non" dont la valeur est "Non". Les champs dynamiques de type 'Oui/Non 3 cases" apparaissent même si leur valeur associée est "Non".

Un clic sur l'icône en forme de maison permet d'ouvrir une carte "Google map" vers l'adresse associée.

Les contacts associés apparaissent avec leurs champs basiques : Nom, e-mail, téléphone, fonction, lien avec l'entité. Il est possible de cliquer sur un lien pour effectuer un appel téléphonique ou envoyer un e-mail.

Historique

L'ensemble des interactions avec le contact ou l'entité apparaissent dans l'historique classées de manières chronologiques :

L'historique des entités intègre en outre l'historique des contacts associés de manière directe. Pour intégrer également l'historique des contacts en relation, vous pouvez aller dans "Préférences"->"Autres options" onglet "Avancé" puis cocher la case 'Historique des contacts en relation".

E-mails reçus ou envoyés	Dans le cas d'un e-mail envoyé, le collaborateur émetteur est indiqué. Pour un contact l'historique des e-mails est calculé automatiquement à partir de l'adresse e-mail du contact il n'est donc pas nécessaire d'associer chaque message manuellement. Pour les entités, l'historique des e-mails est calculé à partir de l'historique des contacts et intègre également les e-mails rattachés manuellement.
Appels téléphoniques passés ou reçus	Le collaborateur qui a émis ou reçu l'appel est précisé. Le commentaire saisi durant l'appel est affiché.
Evènements	La date indiquée dans l'historique est la date de début de l'évènement. Le collaborateur indiqué est l'organisateur.
Tâches/Actions	La date indiquée dans l'historique est la date d'échéance. S'il n'y a pas de date d'échéance, c'est la date de création qui est précisé. Le collaborateur indiqué est le responsable de la tâche/action.
Notes	Il est possible de préciser si le texte de la note apparait dans l'historique en éditant les propriétés de la note :
Modifications de champs	Vous pouvez préciser pour chaque champ si les modifications doivent être tracées : "Outils"->"Administration"->"Formulaires" puis sélectionnez un formulaire et ouvrez les propriétés d'un champ dans la liste de gauche.

Temps passé

Vous retrouvez en bas du résumé le temps passé. Pour les évènements le temps est divisé selon les catégories d'évènements. Le temps passé est le temps cumulé de tous les collaborateurs.

Vous retrouvez également le temps passé au téléphone pour le contact ou l'entité sélectionnée.

Historique des contacts dans le résumé de l'entité

En bas du résumé de l'entité vous retrouvez un onglet intitulé "Contacts". La sélection de ce dernier permet d'afficher les contacts liés à l'entité. La vue du bas est alors subdivisée en deux parties. La zone de droite permet de visualiser uniquement l'historique du contact sélectionné.

 Résumé personnalisé

Vous pouvez réaliser vos propres résumés personnalisés en allant dans "Outils"->"Gérer les modèles HTML" puis sélectionnez "Fiches contacts" ou "Fiches entités".

L'ensemble des résumés personnalisé est accessible dans la zone défilante située en bas du résumé.

Lors de la sélection d'un résumé personnalisé, l'affichage est mis à jour.

Zone

	Vous retrouvez dans cet espace toutes les données qui vous sont propres : Les entités dont vous êtes responsables, les évènements dont vous êtes organisateur ou invité, les tâches/actions qui vous concernent ou dont vous êtes responsable, vos e-mails envoyés, vos notes...
	Dans cet espace se trouvent les informations relatives aux collaborateurs, aux contacts et aux entités.
	Dans cet espace vous retrouvez non seulement l'ensemble des e-mails associées aux boites de messageries POP3/IMAP/SMTP mais aussi les messages importés à partir de Microsoft Outlook et également les messages internes à destination des collaborateurs.
	Le journal des appels passés ou reçus se retrouve dans cette zone.
	L'ensemble des tickets (demandes, incidents) sont classés dans des dossiers et accessibles dans cette partie de l'application.
	Votre calendrier ainsi que celui des collaborateurs sur lesquels vous avez des privilèges sont accessibles via ce menu.
	Cette zone contient les messages en cours visualisés sous forme de forum.
	L'ensemble des statistiques graphiques se retrouvent ici.
	Vous retrouvez ici toutes les tâches/actions classées par catégories (opportunités, etc...). Vous retrouvez également les évènements sous forme de liste ainsi que les corbeilles de tâches actions et d'évènements.
	La GED (gestion électronique de documents) vous permet de gérer l'ensemble de vos documents (factures, devis, pièces jointes..)

Zone

	Indique le temps en milli secondes pour effectuer une opération telle que le chargement d'une liste de contacts. Vous permet de mesurer les performance de votre ordinateur ou de votre connexion internet.
	Cette alerte vous précise que vous avez des messages internes non lus. Le nombre de messages non lus est précisé entre parenthèses. En double cliquant sur cette icone une boite de dialogue s'ouvre proposant la liste des messages non lus.
	Précise que vous êtes connecté à un serveur SIP.
	Précise qu'un appel téléphonique est en cours.
	Indique le contact impliqué dans une opération indirecte telle que la création d'un évènement à partir du calendrier : Lors de la création d'un nouvel évènement ce contact sera automatiquement ajouté comme invité.
	Indique le dossier d'appels téléphoniques dans lequel seront placés les appels passés ou reçus. Pour configurer ce dossier vous pour activer le menu suivant : Le dossier est spécifique à l'utilisateur connecté et vous permet par exemple d'isoler tous les appels téléphoniques relatifs à une campagne d'appel.